關鍵

2011/06/03 1 則迴響

分門別類

你喜歡逛圖書館嗎？

每次進入圖書館，總有知識浩瀚如深海的感覺。面對眾多的書本，總是不知從何入手。為了方便讀者搜尋書本，圖書館管理員會按照國際標準的圖書分類系統把書籍加以編號，貼上標籤，並分門別類編排書籍位置，同時配合電子搜尋系統，提高搜尋的便利性。

互聯網上的資料量，比任何一個圖書館都要多，但卻沒有圖書館般的分類系統，而且有很多不容易被搜尋的資料格式，如影音資料、圖像資料等等，因此即使有搜尋引擎協助，但關鍵問題還是在於資料是否以可被搜尋的形式（Searchable）儲存和發佈。（可參閱前文〈撈針〉）

教會或機構網站上的資料，雖不如圖書館或整個互聯網般浩瀚，但由於各有各分類，欠缺統一標準，因此要找資料比在圖書館作檢索更不容易。

作為資訊發佈者，教會和機構要為資訊作詳細分類，最大的問題是其適切性會隨時間與運作而改變。如果你參與過建立教會或機構網站，你大概都經歷過為界定網站的分類瀏覽架構而頭痛。最要命的還是當你歷經千辛萬苦把網站建成後，教會或機構的服務卻出現新轉變，剛出台的架構卻應付不了其需要，結果只好特事特辦，令苦心經營的架構形同虛設。

就使用者而言，無論你訂定的分類多麼合理細緻，但使用者作搜尋時，往往只想盡快找到需用的資料，不會細心理解網站資料結構。更常見的情況，是使用者乾脆就用搜尋引擎！再者，搜尋行為的特質人人不同，各有喜好，既無定向，亦沒有一定的規則可循。在這種情況下，傳統的層級式結構（如檔案夾）已不敷應用。

要解決這些問題，Tag（標籤）是一個重要而簡便易用的關鍵方法。


簡報：Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)

多元多向

Tag的概念是源於關鍵詞（Keyword）。簡單而言，Tag就是「資訊的資訊」，是沒有層級關係的關鍵詞。相對於傳統的層級結構，Tag以較接近人類思維的模式，帶來更靈活且具彈性的資料組織和檢索方法。無論對於資訊發佈者或使用者，Tag都帶來很大的便利。

一個資料項目可有多個Tag，每個Tag可表達該項目不同方面的特點，只要資訊發佈者在加Tag時保持一致性和令使用者易於明白，就可為使用者提供多元化、多向度（multi-dimensional）瀏覽及檢索，亦大大提高資料的可搜尋性及使用率。從下面三個簡單例子中就能看到Tag的部份特性與好處。

例子 分析及建議
多向檢索：施達基金會減碳行動2011
  • 以「施達基金會減碳行動2011」的網誌為例，四十篇文章資料是在大齋期期間以每天一篇的方式連載，每一篇都按其內容附上不同的Tag。
  • 讀者瀏覽時除了可以按日期瀏覽外，亦可在Tag Cloud上選取感興趣的Tag，按喜好把附有該Tag的文章選出來
  • 對於資訊發佈者，無需為分類的層級結構傷腦筋，因而可以縮短資訊發放的時間，同時亦可透過Tag建立不同文章間的連繫性，讓讀者可按需要及興趣選取文章的不同組合。
  • 對於使用者而言，可以有多種向度（按日期、Tag、字詞搜尋）的檢索和閱讀方式，不但方便快捷，亦可按需要及興趣選取相關文章，例如把所有與「默想」有關的文章，或所有與「綠色生活」相關的文章選出來。
資訊管理：  Gmail
  • 以前我們管理電郵，一個最頭痛的事是處理收件箱。由於以往電郵系統是用資料夾（Folder）的層級結構形式管理，所以要把一封電郵歸檔，就要選取一個相關的資料夾。如果該電郵與不同的資料夾有關，就要把電郵複製，既浪費空間，亦不容易知道究竟該電郵有多少份副本。
  • Gmail的其中一個重要功能就是Label（與Tag意義相同），不再以資料夾為單位，而以電郵為單位，使用者可為電郵附上不同的Label，而不需把電郵複製多次。透過選取Label，就可看到所有附有該Label的電郵，每封電郵上亦可看到其全部Label。
資訊流通：Hi-Tech? Hi, Tag!簡報
  • 該簡報是我三年前在一個蘋果電腦用戶聚會上介紹Tag概念和相關軟件用的，當時現場觀眾大約有五十人左右。然而，我把簡報放上網後，並加入不同的Tag，令沒有參與該聚會，甚至不知道有這個簡報的人都能輕易找到這個簡報。三年來，在沒有任何宣傳推廣的情況下，這個簡報被瀏覽近2,000次。

就資料管理、檢索與流通而言，Tag為資訊世界帶來革命性的改變，下期會繼續以教會／機構常見的需要為例，解釋Tag的好處和具體用法。

「你們祈求，就給你們；尋找，就尋見；叩門，就給你們開門。因為凡祈求的，就得着；尋找的，就尋見；叩門的，就給他開門。」（馬太福音七章7-8節）

延伸閱讀
1. 簡報：Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)
2. 施達基金會減碳行動2011網誌
3. Top 10 Tagging Best Practices for Anything Web 2.0
4. Tagging Best Practices
5. 維基百科：Tag

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（原文在2011年6月03日刊載於漁翁撒網@真証傳播）

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撈針

2011/05/27 1 則迴響

搜尋

唐代詩人李白「只要有恆心，鐵杵磨成針」的典故是我們從小就耳熟能詳的勵志故事。但在現今的資訊汪洋中，即使我們有恆心，也不一定能夠在大海中撈到所要的針。

你或許會問：「我們的資料早已放在網站上，讀者只要到我們的網站瀏覽一下，就可以很容易找到！」容許我反問一句：「你是如何搜尋資料的呢？」有些情況下，你或許會造訪某一特定網站；但更多情況下，你可能只是快速地在Google或Yahoo中輸入一些關鍵字詞開始你的搜尋工作。你為何會期望讀者跟你不一樣呢？

在〈期望〉一文中，曾提及從「到我這裡來」和「到你那裡去」的範式轉移，提醒資訊發佈者不可守株待兔，而要主動出擊，到受眾出沒的社交媒體中去，才能令受眾有機會接觸到有關資訊。這種情況在搜尋資料時更是明顯，受眾即使知道只要去某個網站就能找到所需資料，也可能不願花精神去記憶網址。因此，資料是否以可被搜尋的形式（Searchable）儲存和發佈就變得極其重要。


影片：15 second search tip: Time

吊詭

你或許又會問：「我們不是有很多搜尋工具可以使用嗎？Google、Yahoo等等可都是很有用的工具呀！」誰說不是呢？和以前相比，我們現在要尋找資料，確是比以前方便，但大前提是這些資料必須是以可被搜尋（Searchable）的形式被放在網站上。有哪些是不可或不容易被搜尋的形式？看看以下幾個很典型的例子：

例子 分析及建議
圖像／相片、影音資料、以掃描或圖像／相片轉檔的PDF
  • 這類資料在本質上並非以可被搜尋的形式，只能透過附加的標籤和背景資料作為搜尋依據，但限制極大。例如華人教會網絡搜集了不少教會的主日講道及佈道會資料，但只能按講員、主題等有限的資料作搜尋。如果我們想用某一節被引用過的聖經經文作準則，了解一下不同講員如何解釋這節經文，就無計可施。
  • 一般從原檔案（如Word文件檔）直接轉換的PDF，其內文是可以被搜尋的，主要的搜尋引擎亦會記錄其全文內容作為索引，方便讀者透過這些引擎尋找資料。然而，以掃描或圖像／相片轉檔的PDF檔案，就搜尋而言，其格式與圖像／相片沒有分別，因為當中的文字實際上已不是以可搜尋的文字格式儲存。讀者只能憑肉眼作搜尋，費時失事。
Facebook
  • 如果大家有試過在Facebook搜尋以前曾分享過的某條連結，就能體會箇中痛苦。要在Facebook找人不難，要找資料卻是極之困難，而搜尋結果往往只會顯示最近期的資料。這正是為何我常常強調Facebook只能作為發佈資訊和鞏固連繫的平台，卻必須有網站作為資訊大本營。
Flash的迷思
  • 有不少教會／機構，為了讓讀者能在閱讀電子版本時有類似閱讀紙張版本的感覺，往往會把這些網上版印刷品（如機構通訊）以Flash形式包裝，甚至加上揭頁效果。
  • 但這處理方法有一個嚴重缺點：如果網站上沒有同時附以文字版本的話，那即代表該印刷品與各大搜尋引擎（及所有用搜尋引擎找資料的讀者）割席絕交，因為再沒有搜尋引擎能知道你的內文是甚麼，再沒有讀者能透過他們需要和常用的方式找到你的內容！
  • 正如上文所述，不要期望讀者到你教會／機構的網站尋找資料，很多讀者可能只會假設沒有在搜尋引擎出現的資料並不存在！再者，就算讀者真是到你教會／機構的網站瀏覽，同樣要面對無法搜尋內容的問題。難道你期望讀者會逐期翻閱、逐字細讀來找所需資料嗎？你自己會這樣做嗎？

大家都已經習慣生活於多媒體的世界，但諷刺的是，多媒體雖能豐富我們的體驗，但同時卻限制了我們搜尋資料的能力。如果人家無法找到你的資料，體驗再豐富也只會變成徒勞無功。

作為資訊發佈者，我們在選擇資訊發佈形式時，除了顧及受眾對多媒體的期望外，有否考慮到令資料可被搜尋（Searchable）的重要性呢？如何能取得平衡呢？下次續談一些可行的解決方法。

「你們祈求，就給你們；尋找，就尋見；叩門，就給你們開門。因為凡祈求的，就得着；尋找的，就尋見；叩門的，就給他開門。」（馬太福音七章7-8節）

延伸閱讀
1. 影片：15 second search tip: Time
2. 華人教會網絡

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（原文在2011年5月27日刊載於漁翁撒網@真証傳播）

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