關鍵

分門別類

你喜歡逛圖書館嗎?

每次進入圖書館,總有知識浩瀚如深海的感覺。面對眾多的書本,總是不知從何入手。為了方便讀者搜尋書本,圖書館管理員會按照國際標準的圖書分類系統把書籍加以編號,貼上標籤,並分門別類編排書籍位置,同時配合電子搜尋系統,提高搜尋的便利性。

互聯網上的資料量,比任何一個圖書館都要多,但卻沒有圖書館般的分類系統,而且有很多不容易被搜尋的資料格式,如影音資料、圖像資料等等,因此即使有搜尋引擎協助,但關鍵問題還是在於資料是否以可被搜尋的形式(Searchable)儲存和發佈。(可參閱前文〈撈針〉)

教會或機構網站上的資料,雖不如圖書館或整個互聯網般浩瀚,但由於各有各分類,欠缺統一標準,因此要找資料比在圖書館作檢索更不容易。

作為資訊發佈者,教會和機構要為資訊作詳細分類,最大的問題是其適切性會隨時間與運作而改變。如果你參與過建立教會或機構網站,你大概都經歷過為界定網站的分類瀏覽架構而頭痛。最要命的還是當你歷經千辛萬苦把網站建成後,教會或機構的服務卻出現新轉變,剛出台的架構卻應付不了其需要,結果只好特事特辦,令苦心經營的架構形同虛設。

就使用者而言,無論你訂定的分類多麼合理細緻,但使用者作搜尋時,往往只想盡快找到需用的資料,不會細心理解網站資料結構。更常見的情況,是使用者乾脆就用搜尋引擎!再者,搜尋行為的特質人人不同,各有喜好,既無定向,亦沒有一定的規則可循。在這種情況下,傳統的層級式結構(如檔案夾)已不敷應用。

要解決這些問題,Tag(標籤)是一個重要而簡便易用的關鍵方法。


簡報:Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)

多元多向

Tag的概念是源於關鍵詞(Keyword)。簡單而言,Tag就是「資訊的資訊」,是沒有層級關係的關鍵詞。相對於傳統的層級結構,Tag以較接近人類思維的模式,帶來更靈活且具彈性的資料組織和檢索方法。無論對於資訊發佈者或使用者,Tag都帶來很大的便利。

一個資料項目可有多個Tag,每個Tag可表達該項目不同方面的特點,只要資訊發佈者在加Tag時保持一致性和令使用者易於明白,就可為使用者提供多元化、多向度(multi-dimensional)瀏覽及檢索,亦大大提高資料的可搜尋性及使用率。從下面三個簡單例子中就能看到Tag的部份特性與好處。

例子 分析及建議
多向檢索:施達基金會減碳行動2011
  • 以「施達基金會減碳行動2011」的網誌為例,四十篇文章資料是在大齋期期間以每天一篇的方式連載,每一篇都按其內容附上不同的Tag。
  • 讀者瀏覽時除了可以按日期瀏覽外,亦可在Tag Cloud上選取感興趣的Tag,按喜好把附有該Tag的文章選出來
  • 對於資訊發佈者,無需為分類的層級結構傷腦筋,因而可以縮短資訊發放的時間,同時亦可透過Tag建立不同文章間的連繫性,讓讀者可按需要及興趣選取文章的不同組合。
  • 對於使用者而言,可以有多種向度(按日期、Tag、字詞搜尋)的檢索和閱讀方式,不但方便快捷,亦可按需要及興趣選取相關文章,例如把所有與「默想」有關的文章,或所有與「綠色生活」相關的文章選出來。
資訊管理:  Gmail
  • 以前我們管理電郵,一個最頭痛的事是處理收件箱。由於以往電郵系統是用資料夾(Folder)的層級結構形式管理,所以要把一封電郵歸檔,就要選取一個相關的資料夾。如果該電郵與不同的資料夾有關,就要把電郵複製,既浪費空間,亦不容易知道究竟該電郵有多少份副本。
  • Gmail的其中一個重要功能就是Label(與Tag意義相同),不再以資料夾為單位,而以電郵為單位,使用者可為電郵附上不同的Label,而不需把電郵複製多次。透過選取Label,就可看到所有附有該Label的電郵,每封電郵上亦可看到其全部Label。
資訊流通:Hi-Tech? Hi, Tag!簡報
  • 該簡報是我三年前在一個蘋果電腦用戶聚會上介紹Tag概念和相關軟件用的,當時現場觀眾大約有五十人左右。然而,我把簡報放上網後,並加入不同的Tag,令沒有參與該聚會,甚至不知道有這個簡報的人都能輕易找到這個簡報。三年來,在沒有任何宣傳推廣的情況下,這個簡報被瀏覽近2,000次。

就資料管理、檢索與流通而言,Tag為資訊世界帶來革命性的改變,下期會繼續以教會/機構常見的需要為例,解釋Tag的好處和具體用法。

「你們祈求,就給你們;尋找,就尋見;叩門,就給你們開門。因為凡祈求的,就得着;尋找的,就尋見;叩門的,就給他開門。」(馬太福音七章7-8節)

延伸閱讀
1. 簡報:Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)
2. 施達基金會減碳行動2011網誌
3. Top 10 Tagging Best Practices for Anything Web 2.0
4. Tagging Best Practices
5. 維基百科:Tag

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(原文在2011年6月03日刊載於漁翁撒網@真証傳播

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One Response to 關鍵

  1. 引用通告: 關鍵|精華篇 « OneSlide@漁翁撒網

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