關鍵

2011/06/03 1 則迴響

分門別類

你喜歡逛圖書館嗎？

每次進入圖書館，總有知識浩瀚如深海的感覺。面對眾多的書本，總是不知從何入手。為了方便讀者搜尋書本，圖書館管理員會按照國際標準的圖書分類系統把書籍加以編號，貼上標籤，並分門別類編排書籍位置，同時配合電子搜尋系統，提高搜尋的便利性。

互聯網上的資料量，比任何一個圖書館都要多，但卻沒有圖書館般的分類系統，而且有很多不容易被搜尋的資料格式，如影音資料、圖像資料等等，因此即使有搜尋引擎協助，但關鍵問題還是在於資料是否以可被搜尋的形式（Searchable）儲存和發佈。（可參閱前文〈撈針〉）

教會或機構網站上的資料，雖不如圖書館或整個互聯網般浩瀚，但由於各有各分類，欠缺統一標準，因此要找資料比在圖書館作檢索更不容易。

作為資訊發佈者，教會和機構要為資訊作詳細分類，最大的問題是其適切性會隨時間與運作而改變。如果你參與過建立教會或機構網站，你大概都經歷過為界定網站的分類瀏覽架構而頭痛。最要命的還是當你歷經千辛萬苦把網站建成後，教會或機構的服務卻出現新轉變，剛出台的架構卻應付不了其需要，結果只好特事特辦，令苦心經營的架構形同虛設。

就使用者而言，無論你訂定的分類多麼合理細緻，但使用者作搜尋時，往往只想盡快找到需用的資料，不會細心理解網站資料結構。更常見的情況，是使用者乾脆就用搜尋引擎！再者，搜尋行為的特質人人不同，各有喜好，既無定向，亦沒有一定的規則可循。在這種情況下，傳統的層級式結構（如檔案夾）已不敷應用。

要解決這些問題，Tag（標籤）是一個重要而簡便易用的關鍵方法。


簡報：Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)

多元多向

Tag的概念是源於關鍵詞（Keyword）。簡單而言，Tag就是「資訊的資訊」，是沒有層級關係的關鍵詞。相對於傳統的層級結構，Tag以較接近人類思維的模式，帶來更靈活且具彈性的資料組織和檢索方法。無論對於資訊發佈者或使用者，Tag都帶來很大的便利。

一個資料項目可有多個Tag，每個Tag可表達該項目不同方面的特點，只要資訊發佈者在加Tag時保持一致性和令使用者易於明白，就可為使用者提供多元化、多向度（multi-dimensional）瀏覽及檢索，亦大大提高資料的可搜尋性及使用率。從下面三個簡單例子中就能看到Tag的部份特性與好處。

例子 分析及建議
多向檢索：施達基金會減碳行動2011
  • 以「施達基金會減碳行動2011」的網誌為例，四十篇文章資料是在大齋期期間以每天一篇的方式連載，每一篇都按其內容附上不同的Tag。
  • 讀者瀏覽時除了可以按日期瀏覽外，亦可在Tag Cloud上選取感興趣的Tag，按喜好把附有該Tag的文章選出來
  • 對於資訊發佈者，無需為分類的層級結構傷腦筋，因而可以縮短資訊發放的時間，同時亦可透過Tag建立不同文章間的連繫性，讓讀者可按需要及興趣選取文章的不同組合。
  • 對於使用者而言，可以有多種向度（按日期、Tag、字詞搜尋）的檢索和閱讀方式，不但方便快捷，亦可按需要及興趣選取相關文章，例如把所有與「默想」有關的文章，或所有與「綠色生活」相關的文章選出來。
資訊管理：  Gmail
  • 以前我們管理電郵，一個最頭痛的事是處理收件箱。由於以往電郵系統是用資料夾（Folder）的層級結構形式管理，所以要把一封電郵歸檔，就要選取一個相關的資料夾。如果該電郵與不同的資料夾有關，就要把電郵複製，既浪費空間，亦不容易知道究竟該電郵有多少份副本。
  • Gmail的其中一個重要功能就是Label（與Tag意義相同），不再以資料夾為單位，而以電郵為單位，使用者可為電郵附上不同的Label，而不需把電郵複製多次。透過選取Label，就可看到所有附有該Label的電郵，每封電郵上亦可看到其全部Label。
資訊流通：Hi-Tech? Hi, Tag!簡報
  • 該簡報是我三年前在一個蘋果電腦用戶聚會上介紹Tag概念和相關軟件用的，當時現場觀眾大約有五十人左右。然而，我把簡報放上網後，並加入不同的Tag，令沒有參與該聚會，甚至不知道有這個簡報的人都能輕易找到這個簡報。三年來，在沒有任何宣傳推廣的情況下，這個簡報被瀏覽近2,000次。

就資料管理、檢索與流通而言，Tag為資訊世界帶來革命性的改變，下期會繼續以教會／機構常見的需要為例，解釋Tag的好處和具體用法。

「你們祈求，就給你們；尋找，就尋見；叩門，就給你們開門。因為凡祈求的，就得着；尋找的，就尋見；叩門的，就給他開門。」（馬太福音七章7-8節）

延伸閱讀
1. 簡報：Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)
2. 施達基金會減碳行動2011網誌
3. Top 10 Tagging Best Practices for Anything Web 2.0
4. Tagging Best Practices
5. 維基百科：Tag

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（原文在2011年6月03日刊載於漁翁撒網@真証傳播）

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撈針

2011/05/27 1 則迴響

搜尋

唐代詩人李白「只要有恆心，鐵杵磨成針」的典故是我們從小就耳熟能詳的勵志故事。但在現今的資訊汪洋中，即使我們有恆心，也不一定能夠在大海中撈到所要的針。

你或許會問：「我們的資料早已放在網站上，讀者只要到我們的網站瀏覽一下，就可以很容易找到！」容許我反問一句：「你是如何搜尋資料的呢？」有些情況下，你或許會造訪某一特定網站；但更多情況下，你可能只是快速地在Google或Yahoo中輸入一些關鍵字詞開始你的搜尋工作。你為何會期望讀者跟你不一樣呢？

在〈期望〉一文中，曾提及從「到我這裡來」和「到你那裡去」的範式轉移，提醒資訊發佈者不可守株待兔，而要主動出擊，到受眾出沒的社交媒體中去，才能令受眾有機會接觸到有關資訊。這種情況在搜尋資料時更是明顯，受眾即使知道只要去某個網站就能找到所需資料，也可能不願花精神去記憶網址。因此，資料是否以可被搜尋的形式（Searchable）儲存和發佈就變得極其重要。


影片：15 second search tip: Time

吊詭

你或許又會問：「我們不是有很多搜尋工具可以使用嗎？Google、Yahoo等等可都是很有用的工具呀！」誰說不是呢？和以前相比，我們現在要尋找資料，確是比以前方便，但大前提是這些資料必須是以可被搜尋（Searchable）的形式被放在網站上。有哪些是不可或不容易被搜尋的形式？看看以下幾個很典型的例子：

例子 分析及建議
圖像／相片、影音資料、以掃描或圖像／相片轉檔的PDF
  • 這類資料在本質上並非以可被搜尋的形式，只能透過附加的標籤和背景資料作為搜尋依據，但限制極大。例如華人教會網絡搜集了不少教會的主日講道及佈道會資料，但只能按講員、主題等有限的資料作搜尋。如果我們想用某一節被引用過的聖經經文作準則，了解一下不同講員如何解釋這節經文，就無計可施。
  • 一般從原檔案（如Word文件檔）直接轉換的PDF，其內文是可以被搜尋的，主要的搜尋引擎亦會記錄其全文內容作為索引，方便讀者透過這些引擎尋找資料。然而，以掃描或圖像／相片轉檔的PDF檔案，就搜尋而言，其格式與圖像／相片沒有分別，因為當中的文字實際上已不是以可搜尋的文字格式儲存。讀者只能憑肉眼作搜尋，費時失事。
Facebook
  • 如果大家有試過在Facebook搜尋以前曾分享過的某條連結，就能體會箇中痛苦。要在Facebook找人不難，要找資料卻是極之困難，而搜尋結果往往只會顯示最近期的資料。這正是為何我常常強調Facebook只能作為發佈資訊和鞏固連繫的平台，卻必須有網站作為資訊大本營。
Flash的迷思
  • 有不少教會／機構，為了讓讀者能在閱讀電子版本時有類似閱讀紙張版本的感覺，往往會把這些網上版印刷品（如機構通訊）以Flash形式包裝，甚至加上揭頁效果。
  • 但這處理方法有一個嚴重缺點：如果網站上沒有同時附以文字版本的話，那即代表該印刷品與各大搜尋引擎（及所有用搜尋引擎找資料的讀者）割席絕交，因為再沒有搜尋引擎能知道你的內文是甚麼，再沒有讀者能透過他們需要和常用的方式找到你的內容！
  • 正如上文所述，不要期望讀者到你教會／機構的網站尋找資料，很多讀者可能只會假設沒有在搜尋引擎出現的資料並不存在！再者，就算讀者真是到你教會／機構的網站瀏覽，同樣要面對無法搜尋內容的問題。難道你期望讀者會逐期翻閱、逐字細讀來找所需資料嗎？你自己會這樣做嗎？

大家都已經習慣生活於多媒體的世界，但諷刺的是，多媒體雖能豐富我們的體驗，但同時卻限制了我們搜尋資料的能力。如果人家無法找到你的資料，體驗再豐富也只會變成徒勞無功。

作為資訊發佈者，我們在選擇資訊發佈形式時，除了顧及受眾對多媒體的期望外，有否考慮到令資料可被搜尋（Searchable）的重要性呢？如何能取得平衡呢？下次續談一些可行的解決方法。

「你們祈求，就給你們；尋找，就尋見；叩門，就給你們開門。因為凡祈求的，就得着；尋找的，就尋見；叩門的，就給他開門。」（馬太福音七章7-8節）

延伸閱讀
1. 影片：15 second search tip: Time
2. 華人教會網絡

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（原文在2011年5月27日刊載於漁翁撒網@真証傳播）

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導賞

2011/05/19 1 則迴響

因加得減

大家有沒有參觀博物館或藝術館的經驗？

博物館或藝術館中大多只是選擇性地把關於某個課題的藏品加以篩選和組織後，將最重要的部份展示出來，並附以背景資料作導賞之用。作為參觀者，雖然我們不能從中知道所有細節詳情，但卻能在有限時間內取得最重要的資料；如果我們有興趣，大可再做資料搜集，以進一步了解該課題。你可以想像，如果博物館的工作人員不把資料加以篩選和組織，為我們提供導賞式的服務，而是把所有資料都堆放在我們面前，我們只有瞠目結舌，不知從何處著手。

相信不少人在面對新科技時，最先感受到的並不是它帶來的便利與進步，而是疑惑和不解。大多數科技產物都標榜新功能，但這些新功能卻因為其操作的複雜性對使用者造成困擾。還記得剛轉用Microsoft Word 2007時，給其重新設計的用戶界面弄得頭昏腦脹，以前慣用的功能都不知道給藏到那兒去，花了不少工夫才逐漸適應過來。每次更換手機都要重新學習其操作界面，如果換的是不同牌子的手機，那學習過程更是煩人，換過手機的人大概都會有類似經歷。

然而，科技的許諾不是令我們的生活變得更好嗎？為甚麼會反而會令我們如此困惱？

其中一個主要原因，是科技產品的設計者在給予我們更多功能選擇的同時，卻沒有在用戶界面上作出適合的優化，不能配合我們慣用的模式，結果令我們被迫改變自己以遷就這些新科技，因加得減，反而令我們可使用的選擇比之前更少。蘋果iPad在科技產品歷史上的革命性意義在於其操作模式成功突破新科技產品的困局，為使用者提供極佳的導賞，令不同使用者都能輕易掌握，減少了複雜性，卻大大提高了可用性。


影片：Curated Computing – What’s Next For Devices In A Post-iPad World

因減得加

美國有位科技產業研究員Sarah Rotman Epps把iPad所帶來的新模式稱為Curated Computing（導賞式電腦應用）。就像遊覽博物館或藝術館一樣，蘋果公司透過其平台的設定令我們只能使用其軟件商店（App Store）的軟件，不能隨意更改系統功能。有部份使用者很不喜歡這種做法，認為是限制了使用者的選擇和自由。但事實上，正正是因為這些限制，能令蘋果公司在設計用戶界面時儘量簡單，並以使用者日常生活模式作為藍本，大大提高其易用性。少一些選擇（Less Choices）帶來的卻是多一些關聯（More Relevance）。

導賞式電腦應用有效降低入門障礙（Entry Barriers），令被數碼鴻溝（Digital Divide）阻隔的使用者能輕易跨越障礙，接觸大量本來是遙不可及的資訊。同時，由於切合使用者日常生活的模式（例如用兩隻手指就可縮放圖片大小，不需學習任何指令），簡單方便，令使用意欲大為提高。有很多長者從沒有接觸過電腦，但卻能在短時間內掌握iPad的操作，為他們的生活開拓了更廣闊的天地。

對於教會、機構和信徒而言，導賞式電腦應用的啟示在於運用新媒體和新平台時如何為受眾提供適切的導賞，令福音與牧養資訊能以更便利恰當的方式服務受眾，提高他們的使用意欲。下面列舉了三個例子，從表達、編輯及發佈三個不同方面說明這一點。

例子 常見情況 分析及建議
資訊表達 福音與牧養資訊往往會附有聖經經文，但其寫法往往是「林前九：23」
  • 對信徒而言，解讀這個寫法或許困難不大
  • 但由於新媒體和新平台能把資訊快捷而廣泛傳播，這些資訊很可能會接觸到非信徒
  • 如非信徒想進一步了解有關經文，這種寫法就為他們增添障礙
  • 如果寫成「哥林多前書九章23節」，就能方便他們作進一步資料搜尋
  • 這個看似細微而明顯的地方，卻往往備受忽略
資訊編輯 在使用電郵或Facebook等渠道發放資訊時，內容往往會長篇大論，甚至全文盡錄
  • 對於繁忙的受眾，這只會增加他們瀏覽閱讀的困難，把資訊自動過濾不看
  • 只有貫徹「一切從簡」的原則，「以圖傳意，以字入題」，才有望在資訊汪洋中脫穎而出，引起受眾興趣。
  • 關於這一點，可參見前文〈從簡〉
資訊發佈 以網站發佈資訊，再透過電郵更新通知受眾。對資訊發佈者而言，或許認為把資料放上網就代表令資訊可用
  • 對讀者而言，真正可用的資訊必須要對讀者具有親和力
  • 適切的資訊要能透過適合的平台，在讀者有需要時，按讀者合用的形式服務讀者
  • 簡而言之，以讀者的需要和期望為先，就是具親和力
  • 具體而言，以網站作資訊大本營，再以社交媒體和流動平台作配搭，以配合受眾生活模式的形式發佈，能令更貼近需要，發揮更大效用

作為資訊發佈者，我們不能只求自我感覺良好，卻忽視受眾的真正需要。對於受眾而言，只有當我們提供恰當的導賞，以切合其生活模式發佈資訊時，這些資訊才變成真正可用（Truly Available and Usable）。

「凡我所行的，都是為福音的緣故，為要與人同得這福音的好處。」（哥林多前書九章23節）

延伸閱讀
1. 影片：Curated Computing – What’s Next For Devices In A Post-iPad World
2. ArsTechnica：Curated computing – what’s next for devices in a post-iPad world
3. Engadget Editorial：It’s Apple’s “post-PC” world – we’re all just living in it
4. Wired：Overwhelmed? Welcome the Age of Curation
5. Usability 101：Introduction to Usability
6. 維基百科：易用性

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（原文在2011年5月19日刊載於漁翁撒網@真証傳播）

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