標準

循序漸進

教會和福音機構要應付龐大的事工需要,在資源上常會捉襟見肘。然而,很多教會與福音機構其實是坐擁龐大的屬靈資源庫(如講道集、文章、主日學教材、聚會資料等等),只需要配合適當的方法,加以善用,就能令有限的資源發揮更大的果效,而箇中關鍵在於總結經驗,建立質量標準,並令其融入工作流程。

西諺有云:「羅馬非一日建成。」建立標準,提升質量要循序漸進,透過經驗累積把質量標準一步一步提升,同時按部就班改進工序。以最近常常提及的Tagging(標籤)為例,建立Tagging的標準,其意義不單在於令福音和牧養資訊能夠被靈活運用,提高使用率,同時亦讓更多同工可以參與當中並掌握有關技巧。更重要的是,這個標準的建立過程,無論在心態或技巧方面皆可以被轉移應用到其他的工序或事工,令教會與福音機構無論在內部不同事工的配搭,或在外部與其他教會及福音機構的協作上,都更容易取得協同效應,提升資源運用的果效。

以Tagging而言,它在實際應用上的彈性既是優點也是限制,因可能會令參與製作Tagging的同工有「不知從何處著手」的疑惑。其中一個常見的疑問是:「Tagging靈活性高,但團隊中不同人員在加入標籤時各有所好,影響其統一性。如何才能保持一致性,又令參與的同工容易協調使用呢?」筆者建議教會或福音機構在運用時可以把標籤分為三類:主要標籤(Core Tags)、屬性標籤(Property Tags)及選用標籤(Selected Tags)。

1. 主要標籤:以事工重點為訂定基準(如事工名稱、關鍵詞等等);
2. 屬性標籤:資訊的重要屬性(如文章作者、聚會場地等等);
3. 選用標籤:因應資訊內容而制訂的標籤。如果某些選用標籤被使用的次數很高,就可考慮轉為主要標籤。

這種方法讓同工在運用標籤時有標準可以依循,既保持質量穩定,亦令同工更易掌握。同時,標準一經建立,可按照往後的經驗累積,逐步改進。這種循序漸進的方式,令不同規模的教會與福音機構都能按照自身特點與需要建立標準,提升質量,更有效地運用資源,亦能更緊貼新時代的需要。


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切實可行

建立標準並非只是訂定一些質量要求,更重要的是令相關工序標準化,令任何一位同工都能輕易掌握,做到「全民皆兵」,才是持久之道。簡單而言,是根據事工性質,按經驗記下最佳做法(Best Practices),並融入工序,讓經驗與教訓轉化成為提升事工質量的基礎,進一步成為機構的基因(DNA)。這正是喬布斯(Steve Jobs)的蘋果經驗對教會及福音機構「善用新平台,堅立信望愛」的啟迪。他不單具備善用科技改善生活的敏銳洞察力(Intuition)和執行力,更重要的是他能把這種洞察力和執行力變成標準和制度(Institution),再進而成為機構文化,達致薪火相傳。

在整個過程中,必須要以「切實可行」為原則,先處理一些常常會重複碰上的,或定期性的問題,最好是「小改變,大改善」。一方面是透過優化流程令可用的資源增加,另一方面亦透過快速而明顯的成果令同工感受當中的好處,成為推動進一步優化措施的基礎與動力。

例如一個機構每星期都要在Facebook專頁發佈資訊,但由不同部門的同工負責,各師各法,不但影響機構與受眾的溝通,亦令其工序難以制度化。如果能就發放形式及工作流程建立統一標準,機構形象就會更統一,工序亦易於執行,同時減少因質量問題而引致的「翻手做」及補救失誤的情況,而節省下來的時間就可以用作改善其他事工。

另外有一個很典型的例子,在儲存電腦檔案時,有些人會習慣在檔案名稱中加入日期,但就會用英式或美式日期格式輸入,月份和日子也會用個位數,甚至用英文表示月份,而且同一個辦公室中不同人員更可能各師各法。但結果在電腦中要把這些檔案加以排序或按日期作搜尋,就會非常麻煩,費時失事!如果這些檔案是會放到網上供人下載的話,這種頭痛更會進一步延伸到資訊受眾層面。然而,如果在一開始時就考慮到日後排序及搜尋的需要,訂好命名標準,按年月日的格式並以四位數(年)及雙位數(月及日)統一寫法,就可省卻日後許多工夫,又不會令處理成本加大。所以質量與效率可以並存,關鍵在於訂立統一而系統性的標準。

建立適切質量標準與標準化工序最大的好處,是可以同時提升質量水平並降低資源投入門檻,因此這正是讓理想與現實接軌的粘合劑。社交媒體與流動平台帶來的挑戰與機遇提供一個絕佳契機,為教會和福音機構提升機構學習(Organisation Learning)能力提供啟迪及動力。如何透過建立標準令經驗累積轉化成為內在的無形資產,將成為應對新時代需要的重要關鍵。

「凡我所行的,都是為福音的緣故,為要與人同得這福音的好處。」(哥林多前書九章23節)

延伸閱讀:
1. Stanford Social Innovation Review: The Challenge of Organizational Learning (2011.07.13)
2. Performance X Design: Supporting Organizational Learning with Social Media
3. Harvard Business Review: Five Challenges Social Media Will Bring to Business

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(原文在2011年9月8日刊載於漁翁撒網@真証傳播

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One Response to 標準

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