標準

循序漸進

教會和福音機構要應付龐大的事工需要,在資源上常會捉襟見肘。然而,很多教會與福音機構其實是坐擁龐大的屬靈資源庫(如講道集、文章、主日學教材、聚會資料等等),只需要配合適當的方法,加以善用,就能令有限的資源發揮更大的果效,而箇中關鍵在於總結經驗,建立質量標準,並令其融入工作流程。

西諺有云:「羅馬非一日建成。」建立標準,提升質量要循序漸進,透過經驗累積把質量標準一步一步提升,同時按部就班改進工序。以最近常常提及的Tagging(標籤)為例,建立Tagging的標準,其意義不單在於令福音和牧養資訊能夠被靈活運用,提高使用率,同時亦讓更多同工可以參與當中並掌握有關技巧。更重要的是,這個標準的建立過程,無論在心態或技巧方面皆可以被轉移應用到其他的工序或事工,令教會與福音機構無論在內部不同事工的配搭,或在外部與其他教會及福音機構的協作上,都更容易取得協同效應,提升資源運用的果效。

以Tagging而言,它在實際應用上的彈性既是優點也是限制,因可能會令參與製作Tagging的同工有「不知從何處著手」的疑惑。其中一個常見的疑問是:「Tagging靈活性高,但團隊中不同人員在加入標籤時各有所好,影響其統一性。如何才能保持一致性,又令參與的同工容易協調使用呢?」筆者建議教會或福音機構在運用時可以把標籤分為三類:主要標籤(Core Tags)、屬性標籤(Property Tags)及選用標籤(Selected Tags)。

1. 主要標籤:以事工重點為訂定基準(如事工名稱、關鍵詞等等);
2. 屬性標籤:資訊的重要屬性(如文章作者、聚會場地等等);
3. 選用標籤:因應資訊內容而制訂的標籤。如果某些選用標籤被使用的次數很高,就可考慮轉為主要標籤。

這種方法讓同工在運用標籤時有標準可以依循,既保持質量穩定,亦令同工更易掌握。同時,標準一經建立,可按照往後的經驗累積,逐步改進。這種循序漸進的方式,令不同規模的教會與福音機構都能按照自身特點與需要建立標準,提升質量,更有效地運用資源,亦能更緊貼新時代的需要。


影片:Apple – iPad 2 – Learn

切實可行

建立標準並非只是訂定一些質量要求,更重要的是令相關工序標準化,令任何一位同工都能輕易掌握,做到「全民皆兵」,才是持久之道。簡單而言,是根據事工性質,按經驗記下最佳做法(Best Practices),並融入工序,讓經驗與教訓轉化成為提升事工質量的基礎,進一步成為機構的基因(DNA)。這正是喬布斯(Steve Jobs)的蘋果經驗對教會及福音機構「善用新平台,堅立信望愛」的啟迪。他不單具備善用科技改善生活的敏銳洞察力(Intuition)和執行力,更重要的是他能把這種洞察力和執行力變成標準和制度(Institution),再進而成為機構文化,達致薪火相傳。

在整個過程中,必須要以「切實可行」為原則,先處理一些常常會重複碰上的,或定期性的問題,最好是「小改變,大改善」。一方面是透過優化流程令可用的資源增加,另一方面亦透過快速而明顯的成果令同工感受當中的好處,成為推動進一步優化措施的基礎與動力。

例如一個機構每星期都要在Facebook專頁發佈資訊,但由不同部門的同工負責,各師各法,不但影響機構與受眾的溝通,亦令其工序難以制度化。如果能就發放形式及工作流程建立統一標準,機構形象就會更統一,工序亦易於執行,同時減少因質量問題而引致的「翻手做」及補救失誤的情況,而節省下來的時間就可以用作改善其他事工。

另外有一個很典型的例子,在儲存電腦檔案時,有些人會習慣在檔案名稱中加入日期,但就會用英式或美式日期格式輸入,月份和日子也會用個位數,甚至用英文表示月份,而且同一個辦公室中不同人員更可能各師各法。但結果在電腦中要把這些檔案加以排序或按日期作搜尋,就會非常麻煩,費時失事!如果這些檔案是會放到網上供人下載的話,這種頭痛更會進一步延伸到資訊受眾層面。然而,如果在一開始時就考慮到日後排序及搜尋的需要,訂好命名標準,按年月日的格式並以四位數(年)及雙位數(月及日)統一寫法,就可省卻日後許多工夫,又不會令處理成本加大。所以質量與效率可以並存,關鍵在於訂立統一而系統性的標準。

建立適切質量標準與標準化工序最大的好處,是可以同時提升質量水平並降低資源投入門檻,因此這正是讓理想與現實接軌的粘合劑。社交媒體與流動平台帶來的挑戰與機遇提供一個絕佳契機,為教會和福音機構提升機構學習(Organisation Learning)能力提供啟迪及動力。如何透過建立標準令經驗累積轉化成為內在的無形資產,將成為應對新時代需要的重要關鍵。

「凡我所行的,都是為福音的緣故,為要與人同得這福音的好處。」(哥林多前書九章23節)

延伸閱讀:
1. Stanford Social Innovation Review: The Challenge of Organizational Learning (2011.07.13)
2. Performance X Design: Supporting Organizational Learning with Social Media
3. Harvard Business Review: Five Challenges Social Media Will Bring to Business

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(原文在2011年9月8日刊載於漁翁撒網@真証傳播

橋樑

跨越限制

談了不少Tag的好處,但如果教會/機構本身的資訊系統基建中並無內置Tag的元素,又缺乏資源重整,是否就要困守圍城呢?如何可以突破困局呢?

大家對書籤的作用都並不陌生,看書的時候我們會用書籤保留閱讀進度;到使用互聯網瀏覽器,更會用書籤功能把有用的網站記錄下來,方便日後參考。在眾多社交媒體服務中,有一種叫「社交書籤」,把書籤功能帶到全新境地。

以著名社交書籤服務Delicious.com為例,它把書籤功能從電腦瀏覽器轉移到網上伺服器,令我們無論使用哪種具備上網功能的電腦/手機/平板電腦、哪種瀏覽器軟件,都能方便取用。它最大的好處在於其具備Tag功能的架構,我們能為每一個書籤標上不同的Tag,之後便能透過Tag或不同Tag的組合輕易把相關書籤篩選出來。

顧名思義,社交書籤的另一特點是其社交功能。我們可以自由選擇把某些書籤公開,與其他人分享;同時我們在用Tag作搜尋與篩選時,除了自己的書籤外,也會看到其他人用同一個Tag標記的書籤,令我們能透過社群輕易找到更豐富的相關資料與書籤。


影片:以簡單英語介紹社交書籤

搭橋鋪路

社交書籤服務正是令信徒以至教會/機構能突破本身系統限制,發揮網上資源潛力的有效工具。以下列舉幾個不同例子,從個人以至教會/機構層面,闡述社交書籤如何能在不同情況下,為我們搭橋鋪路,協助我們管理資料,方便其他人作搜尋。

例子 分析及建議
個人層面
  • 就個人層面而言,隨著網上資源日漸增加,基督徒常會收集很多有用的網上資料,作傳福音或靈修牧養之用。
  • 但日積月累之下,要想找回當中某個書籤就變得很困難。如果採用社交書籤的功能,就可做到容易搜尋、篩選和分享。
教會/機構層面-刊物整合
  • 教會/機構網站有不少都有發佈定期通訊(newsletter),為受眾提供關於教會/機構的最新消息。
  • 在編排上,常會採用按期數或按時序排列的方法,最多是提供全文檢索服務;但如果是Flash版本,就可能連全文檢索都欠奉。
  • 可是,對於讀者而言,如果能按照不同的主題用Tag做分類,就可在期數以外,提供跨期數的專題分類。
  • 例如不同期數中都有關於新媒體的文章,就可透過同一個Tag 「新媒體」把不同期數中的文章篩選出來。
教會/機構層面-網站內容整合
  • 一個教會/機構網站上有不同的服務主題內容,同時定期的通訊(newsletter)亦會就不同主題有不同的最新報導。
  • 但對於讀者而言,卻沒有便利方法把兩者中的相關部份連繫起來,用搜尋功能亦難以理出其脈絡。
  • 如果教會/機構的同工們要為此建立索引(Index)或清單(List),則既要耗用時間人力,且更新時亦會費時失事。
  • 但運用社交書籤服務提供的Tag功能做分類,就可令網站內不同部份除了原來設定的分類及架構,可以另闢蹊徑,建立不同的主題及分類清單,方便整合網站內容,發揮更大效用。
教會/機構層面-跨平台整合
  • 即使一個教會/機構網站上有Tag的功能架構,但仍要面對一個問題:如何整合不同新媒體平台的資料。
  • 在很多情況下,可以把外在媒體平台的資料(如YouTube、SlideShare等)內嵌到教會/機構網頁內,再用網站內建的Tag架構處理。
  • 但亦可以直接用社交書籤服務用Tag直接製作主題式清單。

社交書籤服務簡單易用,但其釋放出來的潛能卻很驚人,能幫我們突破困局,克服正在使用的互聯網資訊基建的限制,在短時間內令現有資訊更容易被使用者搜尋及使用,產生新的附加價值。

「你們祈求,就給你們;尋找,就尋見;叩門,就給你們開門。因為凡祈求的,就得着;尋找的,就尋見;叩門的,就給他開門。」(馬太福音七章7-8節)

延伸閱讀
1. 影片:以簡單英語介紹社交書籤
2. 簡報:Knowledge Building with Social Bookmarks and Tags
3. Top 10 Tagging Best Practices for Anything Web 2.0
4. Tagging Best Practices
5. 維基百科:Tag

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(原文在2011年6月30日刊載於漁翁撒網@真証傳播

關鍵

分門別類

你喜歡逛圖書館嗎?

每次進入圖書館,總有知識浩瀚如深海的感覺。面對眾多的書本,總是不知從何入手。為了方便讀者搜尋書本,圖書館管理員會按照國際標準的圖書分類系統把書籍加以編號,貼上標籤,並分門別類編排書籍位置,同時配合電子搜尋系統,提高搜尋的便利性。

互聯網上的資料量,比任何一個圖書館都要多,但卻沒有圖書館般的分類系統,而且有很多不容易被搜尋的資料格式,如影音資料、圖像資料等等,因此即使有搜尋引擎協助,但關鍵問題還是在於資料是否以可被搜尋的形式(Searchable)儲存和發佈。(可參閱前文〈撈針〉)

教會或機構網站上的資料,雖不如圖書館或整個互聯網般浩瀚,但由於各有各分類,欠缺統一標準,因此要找資料比在圖書館作檢索更不容易。

作為資訊發佈者,教會和機構要為資訊作詳細分類,最大的問題是其適切性會隨時間與運作而改變。如果你參與過建立教會或機構網站,你大概都經歷過為界定網站的分類瀏覽架構而頭痛。最要命的還是當你歷經千辛萬苦把網站建成後,教會或機構的服務卻出現新轉變,剛出台的架構卻應付不了其需要,結果只好特事特辦,令苦心經營的架構形同虛設。

就使用者而言,無論你訂定的分類多麼合理細緻,但使用者作搜尋時,往往只想盡快找到需用的資料,不會細心理解網站資料結構。更常見的情況,是使用者乾脆就用搜尋引擎!再者,搜尋行為的特質人人不同,各有喜好,既無定向,亦沒有一定的規則可循。在這種情況下,傳統的層級式結構(如檔案夾)已不敷應用。

要解決這些問題,Tag(標籤)是一個重要而簡便易用的關鍵方法。


簡報:Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)

多元多向

Tag的概念是源於關鍵詞(Keyword)。簡單而言,Tag就是「資訊的資訊」,是沒有層級關係的關鍵詞。相對於傳統的層級結構,Tag以較接近人類思維的模式,帶來更靈活且具彈性的資料組織和檢索方法。無論對於資訊發佈者或使用者,Tag都帶來很大的便利。

一個資料項目可有多個Tag,每個Tag可表達該項目不同方面的特點,只要資訊發佈者在加Tag時保持一致性和令使用者易於明白,就可為使用者提供多元化、多向度(multi-dimensional)瀏覽及檢索,亦大大提高資料的可搜尋性及使用率。從下面三個簡單例子中就能看到Tag的部份特性與好處。

例子 分析及建議
多向檢索:施達基金會減碳行動2011
  • 以「施達基金會減碳行動2011」的網誌為例,四十篇文章資料是在大齋期期間以每天一篇的方式連載,每一篇都按其內容附上不同的Tag。
  • 讀者瀏覽時除了可以按日期瀏覽外,亦可在Tag Cloud上選取感興趣的Tag,按喜好把附有該Tag的文章選出來
  • 對於資訊發佈者,無需為分類的層級結構傷腦筋,因而可以縮短資訊發放的時間,同時亦可透過Tag建立不同文章間的連繫性,讓讀者可按需要及興趣選取文章的不同組合。
  • 對於使用者而言,可以有多種向度(按日期、Tag、字詞搜尋)的檢索和閱讀方式,不但方便快捷,亦可按需要及興趣選取相關文章,例如把所有與「默想」有關的文章,或所有與「綠色生活」相關的文章選出來。
資訊管理:  Gmail
  • 以前我們管理電郵,一個最頭痛的事是處理收件箱。由於以往電郵系統是用資料夾(Folder)的層級結構形式管理,所以要把一封電郵歸檔,就要選取一個相關的資料夾。如果該電郵與不同的資料夾有關,就要把電郵複製,既浪費空間,亦不容易知道究竟該電郵有多少份副本。
  • Gmail的其中一個重要功能就是Label(與Tag意義相同),不再以資料夾為單位,而以電郵為單位,使用者可為電郵附上不同的Label,而不需把電郵複製多次。透過選取Label,就可看到所有附有該Label的電郵,每封電郵上亦可看到其全部Label。
資訊流通:Hi-Tech? Hi, Tag!簡報
  • 該簡報是我三年前在一個蘋果電腦用戶聚會上介紹Tag概念和相關軟件用的,當時現場觀眾大約有五十人左右。然而,我把簡報放上網後,並加入不同的Tag,令沒有參與該聚會,甚至不知道有這個簡報的人都能輕易找到這個簡報。三年來,在沒有任何宣傳推廣的情況下,這個簡報被瀏覽近2,000次。

就資料管理、檢索與流通而言,Tag為資訊世界帶來革命性的改變,下期會繼續以教會/機構常見的需要為例,解釋Tag的好處和具體用法。

「你們祈求,就給你們;尋找,就尋見;叩門,就給你們開門。因為凡祈求的,就得着;尋找的,就尋見;叩門的,就給他開門。」(馬太福音七章7-8節)

延伸閱讀
1. 簡報:Hi-Tech? Hi, Tag! (2008.07.07@MACitizen)
2. 施達基金會減碳行動2011網誌
3. Top 10 Tagging Best Practices for Anything Web 2.0
4. Tagging Best Practices
5. 維基百科:Tag

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網誌:https://netfishcc.wordpress.com

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漁翁撒網@真証傳播的文字部分由俞真(Calvin)製作,以共享創意署名-非商業性-相同方式共享 3.0 Unported 授權條款釋出,歡迎讀者轉載及分享。

(原文在2011年6月03日刊載於漁翁撒網@真証傳播

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