標準

循序漸進

教會和福音機構要應付龐大的事工需要,在資源上常會捉襟見肘。然而,很多教會與福音機構其實是坐擁龐大的屬靈資源庫(如講道集、文章、主日學教材、聚會資料等等),只需要配合適當的方法,加以善用,就能令有限的資源發揮更大的果效,而箇中關鍵在於總結經驗,建立質量標準,並令其融入工作流程。

西諺有云:「羅馬非一日建成。」建立標準,提升質量要循序漸進,透過經驗累積把質量標準一步一步提升,同時按部就班改進工序。以最近常常提及的Tagging(標籤)為例,建立Tagging的標準,其意義不單在於令福音和牧養資訊能夠被靈活運用,提高使用率,同時亦讓更多同工可以參與當中並掌握有關技巧。更重要的是,這個標準的建立過程,無論在心態或技巧方面皆可以被轉移應用到其他的工序或事工,令教會與福音機構無論在內部不同事工的配搭,或在外部與其他教會及福音機構的協作上,都更容易取得協同效應,提升資源運用的果效。

以Tagging而言,它在實際應用上的彈性既是優點也是限制,因可能會令參與製作Tagging的同工有「不知從何處著手」的疑惑。其中一個常見的疑問是:「Tagging靈活性高,但團隊中不同人員在加入標籤時各有所好,影響其統一性。如何才能保持一致性,又令參與的同工容易協調使用呢?」筆者建議教會或福音機構在運用時可以把標籤分為三類:主要標籤(Core Tags)、屬性標籤(Property Tags)及選用標籤(Selected Tags)。

1. 主要標籤:以事工重點為訂定基準(如事工名稱、關鍵詞等等);
2. 屬性標籤:資訊的重要屬性(如文章作者、聚會場地等等);
3. 選用標籤:因應資訊內容而制訂的標籤。如果某些選用標籤被使用的次數很高,就可考慮轉為主要標籤。

這種方法讓同工在運用標籤時有標準可以依循,既保持質量穩定,亦令同工更易掌握。同時,標準一經建立,可按照往後的經驗累積,逐步改進。這種循序漸進的方式,令不同規模的教會與福音機構都能按照自身特點與需要建立標準,提升質量,更有效地運用資源,亦能更緊貼新時代的需要。


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切實可行

建立標準並非只是訂定一些質量要求,更重要的是令相關工序標準化,令任何一位同工都能輕易掌握,做到「全民皆兵」,才是持久之道。簡單而言,是根據事工性質,按經驗記下最佳做法(Best Practices),並融入工序,讓經驗與教訓轉化成為提升事工質量的基礎,進一步成為機構的基因(DNA)。這正是喬布斯(Steve Jobs)的蘋果經驗對教會及福音機構「善用新平台,堅立信望愛」的啟迪。他不單具備善用科技改善生活的敏銳洞察力(Intuition)和執行力,更重要的是他能把這種洞察力和執行力變成標準和制度(Institution),再進而成為機構文化,達致薪火相傳。

在整個過程中,必須要以「切實可行」為原則,先處理一些常常會重複碰上的,或定期性的問題,最好是「小改變,大改善」。一方面是透過優化流程令可用的資源增加,另一方面亦透過快速而明顯的成果令同工感受當中的好處,成為推動進一步優化措施的基礎與動力。

例如一個機構每星期都要在Facebook專頁發佈資訊,但由不同部門的同工負責,各師各法,不但影響機構與受眾的溝通,亦令其工序難以制度化。如果能就發放形式及工作流程建立統一標準,機構形象就會更統一,工序亦易於執行,同時減少因質量問題而引致的「翻手做」及補救失誤的情況,而節省下來的時間就可以用作改善其他事工。

另外有一個很典型的例子,在儲存電腦檔案時,有些人會習慣在檔案名稱中加入日期,但就會用英式或美式日期格式輸入,月份和日子也會用個位數,甚至用英文表示月份,而且同一個辦公室中不同人員更可能各師各法。但結果在電腦中要把這些檔案加以排序或按日期作搜尋,就會非常麻煩,費時失事!如果這些檔案是會放到網上供人下載的話,這種頭痛更會進一步延伸到資訊受眾層面。然而,如果在一開始時就考慮到日後排序及搜尋的需要,訂好命名標準,按年月日的格式並以四位數(年)及雙位數(月及日)統一寫法,就可省卻日後許多工夫,又不會令處理成本加大。所以質量與效率可以並存,關鍵在於訂立統一而系統性的標準。

建立適切質量標準與標準化工序最大的好處,是可以同時提升質量水平並降低資源投入門檻,因此這正是讓理想與現實接軌的粘合劑。社交媒體與流動平台帶來的挑戰與機遇提供一個絕佳契機,為教會和福音機構提升機構學習(Organisation Learning)能力提供啟迪及動力。如何透過建立標準令經驗累積轉化成為內在的無形資產,將成為應對新時代需要的重要關鍵。

「凡我所行的,都是為福音的緣故,為要與人同得這福音的好處。」(哥林多前書九章23節)

延伸閱讀:
1. Stanford Social Innovation Review: The Challenge of Organizational Learning (2011.07.13)
2. Performance X Design: Supporting Organizational Learning with Social Media
3. Harvard Business Review: Five Challenges Social Media Will Bring to Business

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(原文在2011年9月8日刊載於漁翁撒網@真証傳播

萬丈

原則

萬丈高樓從地起。

用Tag(標籤)的最大好處是其靈活性,但這也令我們要決定用哪些詞彙做Tag的時候缺乏清晰的規範,在使用上帶來很大的限制。要能善用Tag的好處,先要從根本開始,建立一套有系統的方法,否則不單會浪費時間,達不到預期效果,還會製造出一大埋離題萬丈、不能發揮篩選作用的Tag,引起混淆。這套方法既要有足夠靈活性以配合未能預知的事工需要,亦要易學易用,令人人都能輕鬆掌握其竅門。

最近我用WordPress網誌系統為「漁翁撒網」建立了一個大本營:netfish.cc(用.cc是代表所有「漁翁撒網」的文章都是以Creative Commons條款授權讀者使用)。在建立過程中,要為每篇文章分類加Tag,從中得到一些新的啟發,跟大家分享一下我挑選詞彙成為Tag的三個主要原則。

第一,所選詞彙要可重用性高。Tag的關鍵作用在於根據關聯作篩選,而不是在於搜尋。所以如果某一個詞彙在不同文章中重複出現的機會不高(如人名、獨特的地名等等),就應避免把這個詞彙作為Tag。試想如果你按每一個Tag都只能看到一篇文章,那麼這個Tag還有甚麼作用呢?

第二,所選的Tag有意義。舉個簡單例子,你、我、他這些詞彙雖然可重用性高,但在一般情況下,用這些詞彙作為Tag卻難以帶出與文章主旨相關的意義,失去篩選的作用。

第三,所選Tag要作統一化和標準化的處理。簡單而言,就是把相近意義的詞彙用統一的Tag。在我為「漁翁撒網」文章加Tag的時候,發現我在不同的文章中用了不同的說法(可信任的連繫/可信賴的連繫)表達一個我常常提及的概念:Trusted Connection。結果我統一使用「可信任的連繫」。不作統一化和標準化的處理,就會出現不同而意義相近的Tag,不但引起混淆,亦會減弱Tag的篩選作用。


「漁翁撒網」大本營:netfish.cc

應用

要令使用者能輕易把相關的文章快速地篩選出來,重點在於所選的Tag既要獨特(有意義)又不可過份獨特(可重用性高)。以「漁翁撒網」的文章為例,每篇文章都附以一句聖經經文,如果以「聖經」作Tag,雖然這個詞彙本身具有獨特意義,但一按這個Tag就等於把所有文章列出來,失去篩選作用(即不符第二項原則)。但如用某卷書的某個特定章節,又會失去重用性(即不符第一項原則)。因此,我就採用所引用書卷的名稱作為Tag(如馬太福音、箴言等),以取得平衡。同時,要注意Tag的數量不宜太多,一般都在20個左右,否則亦會令可重用性減低。

萬丈高樓從地起。先要明白選Tag的原則,才可有效運用Tag增值,讀者可到「漁翁撒網」的大本營:netfish.cc參考一下。然而,要具體掌握善用Tag的方法,還是必須要親身體驗,才可領略箇中細節。

「你們祈求,就給你們;尋找,就尋見;叩門,就給你們開門。因為凡祈求的,就得着;尋找的,就尋見;叩門的,就給他開門。」(馬太福音七章7-8節)

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(原文在2011年8月3日刊載於漁翁撒網@真証傳播

中的

百步穿楊

《戰國策》中記載有一位楚國的大夫養由基,他的箭法很好,能在百步之外用箭射中楊柳葉。養由基能百步穿楊,固然因為他的箭法、眼界、手勁等俱臻上乘。然而,相傳是有人先在他要射的楊柳葉上作了標記,他才能展示超卓的箭藝。

資訊科技的發展在過去幾十年來令我們的生活出現翻天覆地的變化,對於很多資源匱乏的教會及機構而言,資訊科技的普及無疑帶來很多廉宜、方便、有用的工具,就像為我們裝備了養由基的箭法、眼界、手勁。然而,如果在運用這些工具時不釐清目標,就會變成無的放矢,不但浪費資源,甚至會帶來負面效果!

異象為本

在面對琳瑯滿目的新工具時,思量的起點應為機構的異象,而非工具。社交網絡可說是近幾年最普及的科技熱話,但很多機構在運用時 對於這些工具如何能切合機構異象的需要缺乏充分的考慮,只是抱著人有我有的心態,把社交網絡當成另外一個網站。有些機構更認為這是一個純粹的技術問題,完全把它託付給技術人員。下面這個簡報,是我數月前為一個機構的同工作培訓時所製作的,當中分享了一些機構在運用多種網上平台推行事工時的考慮建議。雖然當中有些具體落實的建議在應對不同事工時會有不同考慮和選擇,但總體原則適用於不同機構,可供參考:

簡報:運用多種網上平台推行事工

由異象開始,訂定實際工作目標,再根據這些目標選擇合適的方法。這種做法對於很多機構都是很熟悉的。但有趣的是,不知是否因為科技的技術成份總令它像披著神秘面紗,當機構運用科技工具時,往往把整個流程倒置:先考慮用甚麼工具,再思考這些工具可為機構作甚麼。這就好比機構沒有訂定職務範圍,就聘請一個同工,然後才思考其實際工作。但試問這樣機構是憑甚麼準則去決定聘請這位同工呢?先選擇工具,機構又如何分辨這些工具是否合用呢?

在這些情況當中,機構往往面對的挑戰是對這些科技帶來的新可能性缺乏清楚的認識(又是技術的神秘面紗在作怪),而委託的技術人員又未必對機構的異象有透徹的認知,因而造成溝通斷層,不單造成資源浪費,亦令機構對運用科技留下負面印象!

科技工具的出現為我們推動大使命提供了極佳的資源,願我們都能在應用不同科技時緊記異象為本,科技為輔的原則!

「所以,我奔跑不像無定向的;我鬥拳不像打空氣的。」(哥林多前書九章26節)

延伸閱讀
1. 維基百科:養由基
2. 運用多種網上平台推行事工@SlideShare

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漁翁撒網@真証傳播的文字部分由俞真(Calvin)製作,以共享創意署名-非商業性-相同方式共享 3.0 Unported 授權條款釋出,歡迎讀者轉載及分享。

(原文在2010年12月10日刊載於漁翁撒網@真証傳播

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